ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом директора
Центру по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат у Полтавській області
від 05 жовтня 2018 № 63
РЕГЛАМЕНТ
Центру по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат у Полтавській області
І. Організаційна частина
Загальні положення
1. Регламент Центру по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат у Полтавській області (далі - Регламент) визначає організаційні та процедурні засади діяльності Центру по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат у Полтавській області (далі - Центр) відповідно до покладених повноважень.
2. Центр є державною установою і забезпечує реалізацію державної політики у сфері соціального захисту та обслуговування населення.
3. Центр підпорядковується Департаменту соціального захисту населення Полтавської обласної державної адміністрації.
4. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування з питань реалізації програм соціального захисту населення, Положенням про Центр та цим Регламентом.
5. Центр очолює директор Центру, який призначається та звільняється з посади директором Департаменту соціального захисту населення за погодженням з Полтавською обласною державною адміністрацією.
6. Директор Центру має заступників, які призначаються на посаду та звільняються з посади відповідно до законодавства.
7. Організація роботи Центру здійснюється відповідно до цього Регламенту та Положення про Центр.
8. Положення про Центр розробляється директором Центру у відповідності до Типового положення про Центр по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат, затвердженого Наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 25.04.2006 року № 147, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 7 червня 2006 року за № 683/12557 (зі змінами) та затверджується розпорядженням Голови Полтавської обласної державної адміністрації.
9. Штатний розпис Центру, кошторис видатків затверджується директором Департаменту соціального захисту населення Полтавської обласної державної адміністрації.
10. Положення про структурні підрозділи Центру розробляються їх керівниками і затверджуються директором Центру.
11. Посадові обов’язки керівників структурних підрозділів та працівників визначаються у посадових інструкціях.
12. Посадові інструкції працівників структурних підрозділів Центру розробляються їх безпосередніми керівниками та затверджуються директором Центру.
13. Робота Центру є відкритою і гласною за винятком питань, які становлять державну і службову таємницю.
Консультативні та дорадчі органи, комісії Центру
1. Для сприяння здійсненню повноважень Центру директор утворює консультативні та дорадчі органи (робочі групи, комісії тощо).
2. Завдання, функції та персональний склад таких органів визначає директор Центру.
3. Рішення зазначених органів оформляються протоколами.
Планування роботи
1. Планування роботи здійснюється з метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів Центру для спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій.
2. Центр здійснює свою роботу відповідно поточних планів (квартал, місяць).
3. Формування планів роботи Центру здійснюється за пропозиціями структурних підрозділів Центру, погодженими із заступниками директора Центру (відповідно до розподілу обов’язків).
Структурні підрозділи Центру планують свою діяльність на квартал і місяць відповідно до квартального та місячного плану діяльності Центру.
4. Робота структурних підрозділів Центру здійснюється за квартальними і місячними планами, які затверджуються заступниками директора Центру (відповідно до розподілу обов’язків).
5. Процес поточного планування структурними підрозділами повинен бути узгоджений у часі із планами роботи Центру.
Поточні плани складаються з метою забезпечення:
- розподілу робіт в часі;
- розподілу робіт серед виконавців;
- контролю за виконанням поточного плану.
Плани роботи Центру передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України та Верховної Ради України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Прем’єр – Міністра України, державних і регіональних програм соціально – економічного розвитку, здійснення інших визначених законами повноважень та забезпечення реалізації державної політики у сфері соціального захисту населення.
До планів роботи Центру включаються питання, пов’язані із здійсненням заходів щодо своєчасного нарахування та виплати державних соціальних допомог і компенсацій, поліпшенням діяльності структурних підрозділів Центру, їх взаємодією.
6. У планах роботи Центру визначаються конкретні структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за здійснення планових заходів, а також строки їх виконання.
7. Формування планів роботи структурних підрозділів здійснюється з урахуванням положень п. 5 цього Регламенту.
8. Контроль за виконанням планів роботи структурних підрозділів Центру здійснюється заступниками директора Центру (відповідно до розподілу обов’язків).
Організація роботи структурних підрозділів
1. Структурні підрозділи Центру, відповідно до розподілу обов’язків та покладених на них завдань:
- забезпечують підготовку документів на виплату всіх видів соціальної допомоги, житлових субсидій у готівковій формі на придбання твердого і рідкого пічного палива та скрапленого газу, компенсаційних виплат інвалідам, виплат громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, інших грошових виплат тощо через центри поштового зв’язку та банківські установи;
- здійснюють контроль за правильністю призначення, перерахунку, нарахування і виплати всіх видів соціальної допомоги, інших грошових виплат;
- здійснюють вхідний облік та контроль документів з питань призначення соціальної допомоги, інших грошових виплат, які надходять від органів соціального захисту населення, підприємств, установ та організацій;
- забезпечують своєчасний розгляд усних і письмових звернень громадян з віднесених до його компетенції питань, здійснюють їх аналіз, уживають заходів щодо усунення причин, що їх породжують;
- забезпечують упровадження в органах соціального захисту населення уніфікованих комп’ютерних технологій, підтримку функціонування їх програмних засобів у складі єдиної відомчої інформаційної системи, підтримку єдиного інформаційного і телекомунікаційного середовища з питань надання всіх видів соціальної допомоги, інших грошових виплат;
- забезпечують організацію збору, опрацювання, систематизації інформації про пільгові категорії громадян, підтримку та збереження електронної інформації в актуальному стані;
- здійснюють розробку за дорученням директора Центру проектів наказів з організаційних та кадрових питань;
- виконують інші функції відповідно до цього Регламенту.
2. Організація роботи структурних підрозділів Центру здійснюється відповідно до цього Регламенту, Положення про Центр, Положень про структурні підрозділи Центру.
ІІ. Управління персоналом
Загальні положення
1. Організацію роботи з кадрами в Центрі здійснює провідний фахівець відділу правової та організаційної роботи.
2. Право на прийняття на роботу до Центру мають громадяни України незалежно від походження, соціального і майнового стану, расової і національної приналежності, статі, політичних поглядів, релігійних переконань, місця проживання, які вільно володіють державною мовою, одержали відповідну освіту.
3. На кожного працівника, прийнятого на роботу, оформляється особова справа.
4. Відповідальність за ведення кадрової роботи покладається на провідного фахівця відділу правової та організаційної роботи.
Порядок надання відпусток
1. Порядок надання відпусток працівникам регламентується Законом України „Про відпустки” та Колективним договором.
2. Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується директором Центру, за погодженням профспілкового комітету Центру, не пізніше 5 січня нового року і доводиться до відома всіх працівників.
3. Згідно із наказом Центру, у разі службової необхідності, за рішенням директора або особи, яка виконує його обов’язки, працівники можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки (відповідно до ст. 79 Кодексу законів про працю України). Частина невикористаної відпустки, що залишилась, надається працівнику у будь-який інший час за погодженням сторін на підставі відповідного наказу.
4. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних із відпустками, здійснює провідний фахівець відділу правової та організаційної роботи.
Розпорядок та внутрішній режим роботи
1. Відповідно до ст. 50 Кодексу законів про працю України тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.
Встановлено 5 денний робочий тиждень режим роботи Центру:
початок робочого дня понеділок – п’ятниця о 8.00 год.;
закінчення робочого дня понеділок - четвер о 17.00 год., п’ятниця о 15.45 год.;
обідня перерва – з 12.00 год. до 12.45 год.
2. Перебування працівників Центру із службових питань у робочий час за межами приміщення Центру погоджується з керівниками відповідних структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів Центру повідомляють про свою відсутність за службовою необхідністю у робочий час директора Центру, а у разі його відсутності – заступників директора Центру.
3. Організація використання робочого часу Центру визначається у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, що затверджуються директором Центру та є невід’ємною частиною Колективного договору.
ІІІ. Процедурна частина
Порядок внесення та розгляду проектів наказів директора Центру
1. Директор Центру на виконання актів законодавства України, доручень Прем’єр – Міністра України, розпоряджень Голови обласної державної адміністрації, наказів Департаменту соціального захисту населення Полтавської обласної державної адміністрації, та з метою здійснення управлінської діяльності видає одноособово в межах повноважень накази.
За відсутності директора Центру накази підписує заступник директора Центру, на якого покладено виконання обов’язків директора Центру, й несе персональну відповідальність за наслідки їх виконання.
Накази поділяються на чотири види, кожен з яких має свою позначку: накази з основної діяльності, накази про надання відпусток (В), накази з особового складу (К) та накази з адміністративно-господарської діяльності (АГ).
На кожен вид наказів заводиться окремий журнал реєстрації, який прошивається, пронумеровується та скріплюється печаткою.
2. Проекти наказів директора Центру (далі – проекти наказів) готуються відділом правової та організаційної роботи Центру.
3. Проекти наказів підлягають обов’язковому погодженню із структурними підрозділами Центру, які мають відношення до змісту основних положень проекту наказу.
Головний розробник самостійно визначає для погодження наказу відповідні структурні підрозділи Центру, виходячи із змісту основних положень проекту наказу.
Структурні підрозділи Центру за зверненням головного розробника у визначений ним строк беруть участь в опрацюванні та погодженні проекту наказу.
4. Проекти наказів погоджуються шляхом їх візування керівниками відповідних структурних підрозділів Центру, заступниками директора (відповідно до розподілу обов’язків).
При цьому зазначаються посада, ініціали і прізвище особи, яка візує проект наказу, а також дата візування.
5. Проекти наказів підлягають обов’язковій правовій експертизі керівником або провідним фахівцем-юристом відділу правової та організаційної роботи.
Керівник або провідний фахівець-юрист відділу правової та організаційної роботи опрацьовує поданий проект наказу, зокрема:
проводить його правову експертизу;
у разі потреби редагує проект наказу.
Керівник або провідний фахівець-юрист відділу правової та організаційної роботи під час проведення правової експертизи:
перевіряє проект наказу на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;
оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;
перевіряє проект наказу на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із відповідними органами.
У разі виявлення невідповідності проекту наказу чи його окремих положень чинному законодавству та цьому Регламенту, керівник або провідний фахівець-юрист відділу правової та організаційної роботи готує зауваження до такого проекту та повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями.
6. Проект наказу, у тексті якого містяться посилання на нормативно – правові акти, подається для проведення правової експертизи разом з текстами зазначених актів.
Якщо під час опрацювання проекту наказу виявлено необхідність внесення до нього істотних змін, проект повертається для доопрацювання та повторного погодження.
Проект наказу візується працівниками Центру, які здійснювали його розробку, керівником або провідним фахівцем-юристом відділу правової та організаційної роботи та керівником відділу бухгалтерського обліку та звітності.
7. Наказ директора Центру набирає чинності з моменту його видання, якщо самим наказом не встановлено інший строк набрання чинності.
Порядок проведення нарад
1. Директор Центру проводить наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до його компетенції.
2. Прийняті на нарадах рішення оформляються протоколами не пізніше ніж у триденний строк. У протоколі зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які брали участь у нараді, питання, що розглядалися, і прийняті за результатами розгляду рішення.
Протокол наради підписує головуючий.
3. За результатами розгляду питань на нараді можуть видаватися в установленому порядку накази директора Центру.
Взаємовідносини Центру з іншими підприємствами,
установами та організаціями
1. Взаємовідносини Центру з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування здійснюється в установленому законом порядку, з метою забезпечення належного виконання покладених на Центр завдань.
Особистий прийом громадян і порядок розгляду
письмових звернень
1. Особистий прийом громадян та розгляд письмових звернень громадян в Центрі здійснюється відповідно до вимог Закону України „Про звернення громадян”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, а також цього Регламенту.
Особистий прийом громадян в Центрі проводять директор Центру, заступники директора Центру, керівники структурних підрозділів.
Особистий прийом проводиться в дні та години відповідно до встановленого порядку.
За відсутності посадової особи, яка здійснює особистий прийом громадян відповідно до встановленого порядку, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов’язків.
2. Громадяни України, юридичні особи та особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають право без обмежень звернутись до Центру та його посадових осіб з приводу питань, що стосуються їх діяльності для реалізації своїх соціально – економічних та особистих прав і законних інтересів та з приводу порушення цих прав.
3. Звернення громадян подаються у вигляді пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг.
Громадяни мають право звертатися до Центру як в усній формі, так і письмово.
Громадяни мають право подати звернення до Центру особисто, через уповноважену особу або надсилати його поштою.
4. Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.
На прохання заявника йому повідомляється реєстраційний номер та дата реєстрації звернення. За наявності у заявника копії звернення на ній проставляються реєстраційний номер та дата реєстрації.
У зверненні має бути зазначено:
- прізвище, ім’я, по-батькові, місце проживання громадянина;
- суть порушеного питання (заява, скарга, інформаційний запит);
- підпис заявника із зазначенням дати.
5. Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до вимог чинного законодавства.
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, що не дає можливості розглянути звернення по суті, повертається особі, яка його подала, з відповідними роз’ясненнями не пізніше п’яти днів від дня отримання такого звернення.
Якщо питання, порушені у зверненні, одержані Центром, не належать до його компетенції, то звернення в термін, що не перевищує п’яти днів, пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, авторство якого неможливо встановити, вважається анонімним і розгляду не підлягає.
6. Звернення розглядаються та на них дається відповідь у термін, що не перевищує одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, не пізніше, як за 15 днів від дня їх отримання.
Посадова особа Центру, яка відповідає за попередній розгляд звернень громадян, у разі виявлення звернення, оформленого без дотримання цих вимог, готує проект відмови у розгляді з роз’ясненням причин такої відмови.
Звернення, яке не підлягає розгляду, повертається заявнику разом з письмовою відмовою протягом десяти робочих днів від дня його надходження.
Забезпечення доступу до публічної інформації
1. Забезпечення прозорості та відкритості роботи, створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації у Центрі здійснюється відповідно до вимог Закону України „Про доступ до публічної інформації”, а також цього Регламенту.
2. У Центрі доступ до публічної інформації у встановленому порядку забезпечує відділ вхідної та вихідної документації Центру.
3. Запит на інформацію приймається та реєструється особою, яка організовує у встановленому порядку доступ до публічної інформації (далі - реєстратор).
4. Запит на інформацію подається фізичною або юридичною особою, об’єднанням громадян без статусу юридичної особи розпоряднику інформації в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою, електронною поштою, телефаксом або по телефону.
5. Запит на інформацію подається у довільній формі. Для подання письмового запиту запитувач може використати форму, яку надає розпорядник інформації.
6. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює реєстратор, із зазначенням прізвища, ім’я, по-батькові, контактного телефону в запиті, та надає копію запиту особі, яка його подала.
7. У разі, якщо запит надійшов в усній формі, реєстратор самостійно заповнює бланк запиту на підставі усної інформації від заявника.
8. Відповідь на запит на інформацію надається у спосіб, обраний запитувачем, протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.
9. Відповідь на запит на інформацію дається за підписом директора Центру та його заступників у межах повноважень.
10. Контроль за своєчасним виконанням запиту на інформацію здійснює реєстратор.
11. Другий примірник відповіді на запит зберігається у реєстратора.
12. У разі коли запит на інформацію стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувачу повідомляється в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту.
13. У задоволенні запиту може бути відмовлено у таких випадках:
- розпорядник інформації не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
- інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
- запитувач не оплатив фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів;
- не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених ч. 5 ст. 19 Закону України „Про доступ до публічної інформації”.
Керівник відділу правової
та організаційної роботи М.М. Радюк
